Outils partagés : agendas, contacts, notes, tâches, fichiers

Serveur unifié pour le mail et la collaboration 

Notre serveur SmarterMail est un puissant outil de productivité conçu pour répondre aux besoins quotidiens des utilisateurs. Il se compare à des logiciels prestigieux - mais aussi plus coûteux - tels que Microsoft Exchange. Dans un premier temps, les utilisateurs ont ressenti le besoin de pouvoir accéder à leurs mails en déplacement, mais ils devaient encore attendre d'être au bureau pour consulter leur agenda informatique, leur gestionnaire de contacts et leur saisies de notes sur ordinateur. Aujourd’hui, chacun ressent le besoin d'accéder à la totalité de ces informations où qu'il soit et à n'importe quel moment, y compris sur son téléphone mobile. Encore faut-il disposer d'outils de synchronisation 'intelligents' et interopérables pour que cette vision du 'bureau à distance' devienne réalité.


Collaboration multi-plateformes

L'irruption de terminaux mobiles les plus divers dans les usages quotidien oblige à revoir le vieux schéma d'une informatique centralisée, rigide, accessible au bureau seulement, et limitée aux écrans d'ordinateur. C'est la raison pour laquelle nos interfaces prennent en compte une large variété de systèmes et d'appareils, parmi lesquels Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Google Android, l' iPhone, et les divers navigateurs existants. La synchronization des mails et des outils de collaboration s'effectue par l'implémentation des protocoles de communication les plus répandus, que ceux-cil soient proposées par les acteurs dominants du marché, ou bien le résultat de normes ouvertes. Parmi ces protocoles, et à ce jour : Exchange ActiveSync, CalDAV, CardDAV, et SyncML.De plus, SmarterMail utilise un système de synchronisation bidirectionnelle, pour s'intégrer avec Outlook, le plus utilisé des logiciels de gestion de messages en entreprise. Ceci permet de continuer à utiliser Outlook comme avant, mais lui apporte une dimention supplémentaire qui va bien au-delà du traditonnel partage de calendrier au sein de l'entreprise, en l'ouvrant à l'extérieur et aux accessoires mobiles.

Les listes de diffusion

Qui ne continue pas à recevoir occasionnellement des messages adressés à une liste de destinataires qui apparaissent en clair dans l'en-tête ? Outre la question discutable de la confidentialité (suis-je bien d'accord pour que mon adresse de mail soit envoyée en clair à des dizaines d'inconnus ?) - cette pratique ne donne vraiment pas une image professionnelle. Elle est sans doute l'une des causes de la multiplication du spam, lorsque l'un des destinataire est victime à son insu d'un virus qui collecte et rééxpédie la liste compléte des adresses. Les listes de diffusion apportent une réponse en permettant de diffuser des messages sans que la liste des destinataires ne soit visible. Elle peut être utilisée en interne (liste de tous les collaborateurs de l'entreprise), pour contacter des clients ou partenaires, au sein d'un groupe, famille ou association. L'un des avantages d'une liste est d'être partagée dans que les utilisateurs n'en connaissent la composition. Par exemple, les membres d'une association peuvent écrire à tous les autres, mais le détail des membres restent connu du seul administrateur. Une liste de diffusion peut également gérer les auto-répondeurs, et les éliminer des destinataires.

Des calendriers puissants

Calendriers, agendas, emplois du temps, plannings ? tout dépend de ce que l'on en fait et du terme que l'on utilise. Nous proposons de puissantes fonctionnalités qui répondent aux principaux scénarios d'utilisation de ces outils. Elle permettent de choisir la vue par défaut (jour, semaine, mois), d'utiliser les couleurs pour repérer les types d'évènements, de configurer les heures de travail de l'entreprise, d'indiquer le début et la fin de tâches. Elle fournit une aide à la détection de plage horaires pendant lesquelles tout le monde est libre.

Ressources partagées

En résumé, SmarterMail permet de partager des informations au sein d'une entreprise ou d'un groupe de travail. Il permet de les administrer à distance, sans devoir supporter les contraintes d'un serveur interne à l'entreprise. Les utilisateurs peuvent y accéder selon leurs droits, en, lecture et en écriture, à partir de leur poste de travail traditionnel, d'un accès à l'internet ou d'un périphérique mobile.

Carnets d'adresses

La gestion des contacts est sans doute l'information la plus importante et la plus dispersée de l'entreprise. Qui n'a pas dans un coin un petit fichier excel, un carnet d'adresse en papier, ou une liste réduite de contacts dans son téléphone mobile ? La gestion de contacts, individuelle ou partagée, permet d'aider à redonner de la cohérence entre les différentes sources d'information, tout en tenant compte de la variété des situations dans lesquelles cette information doit être disponible. Les liens entre la liste de contact, les calendriers et les messages, permet de retrouver facilement les informations relative à une personne en particulier. Imaginez que vous n'avez plus à saisir d'informations dans votre téléphone mobile, car celles-ci sont automatiquement synchnonisées avec celle de votre ordinateur !